طبق گزارشات واصله از مشتریان و بررسی سیستم همکاران دیگر ما در صنعت ERP که سازمان‌ها پیش‌تر خریداری نموده‌اند برخی از این سیستم‌ها دیگر پشتیبانی نخواهد گردید. این خدمات پشتیبانی شامل رفع خرابی یا مشکلات سیستم، ساخت گزارشات، انتقال و بازیابی اطلاعات و… به صورت حضوری، آنلاین یا ریموت می‌باشد.
طبق سیاست جدید برخی از شرکت‌های فعال در صنعت ERP، مبنی بر عدم برطرف کردن مشکلات ساختاری موجود و مشکل از کار افتادن سیستم در سال 1400 پشتیبانی نسخه قدیمی حداکثر تا پایان سال 1399 انجام خواهد پذیرفت. شاید یکی از دلایل مهم عدم پشتیبانی این نسخه، اجبار مشتریان به خرید نسخه‌های جدید و کسب درآمد مجدد می‌باشد.
حل مشکل از کار افتادن نرم افزار ERP
به هر حال از کار افتادن و مشکلات پشتیبانی در سیستم همکاران ما در صنعت ERP که مشتریان سالیان گذشته هزینه بسیاری برای آن انجام داده‌اند و از سوی دیگر اجبار به خرید نرم افزار جدید که هزینه بسیار بالایی را در شرایط اقتصادی موجود به سازمان‌ها تحمیل نموده، باعث ایجاد نارضایتی در شرکت‌های مذکور شده است. در نتیجه افراد بسیاری به دنبال راهکاری مناسب برای حل این مشکل در سازمان خود می‌باشند. جهت حل مشکل از کار افتادن سیستم دو راهکار توسط مشاوران و شرکت‌های فعال در صنعت ERP ارائه می گردد.
خرید نرم افزار مالی جدا گانه (از شرکت دیگر) و اتصال آن به سیستم
این راهکار توسط شرکت‌های بسیاری پیشنهاد می‌گردد که ما به همکاران و مشتریان خود پیشنهاد نمی‌دهیم. زیرا مشکلات متعددی را در آینده به دنبال خواهد داشت. ابتدا باید به ماهیت یکپارچگی یک نرم افزار ERP در سطح سازمان اشاره نمود. با انجام این امر مهم‌ترین مزیت داشتن یک سیستم ERP یعنی یکپارچگی را از دست خواهید داد. این مسئله قطعا مشکلاتی نظیر خرابی دیتا، مغایرت و … را به دنبال دارد.
در مرحله دوم باید به دلیل اصلی ایجاد این مشکل یعنی قطع خدماتی همچون پشتیبانی فنی، رفع خطا، توسعه و ارائه سرویس پک توسط شرکت ارائه دهنده اشاره کرد. در بلند مدت به ازای هر مشکل باید مجدد دنبال یک راه حل دیگر باشید. در نتیجه این راهکار فقط حکم یک مُسَکِن را دارد.
انتخاب بهترین سیستم جایگزین
برای انتخاب یک جایگزین مناسب برای ابتدا باید با معیار های انتخاب یک نرم افزار ERP آشنا باشید که پیش‌تر راجع به آن توضیح داده شده است. اما با بررسی نگرانی‌های مشتریان و سیستم همکاران ما در صنعت ERP، دریافتیم مهم‌ترین عواملی که برای سازمان‌ها اهمیت دارد شامل موارد زیر می‌باشد:
- هزینه تعویض و جایگزین نمودن سیستم جدید
- حفظ و کانورت اطلاعات موجود در نرم افزار فعلی
- هزینه سخت افزار مورد نیاز سرور و کاربر
- کارایی و قدرت نرم افزار جدید
- هزینه آموزش مجدد کاربران
- استفاده از تکنولوژی روز دنیا در نرم افزار جدید
- رویکرد و سیاست متفاوت شرکت ارائه دهنده جدید با شرکت قبلی
- استقرار سریع جهت جلوگیری از ایجاد وقفه در عملکرد سازمان
- پشتیبانی دائم و قابل اطمینان
چرا سیستم رایمون ERP بهترین جایگزین برای برخی از سیستم همکاران ما می‌باشد؟
شرکت فناور آوید سامانه رایمون مستقر در پارک علم و فناوری با هدف ارائه رویکردی جدید و ایجاد تفکری متفاوت در صنعت ERP وارد بازار گردیده است. درنتیجه راهکارهای ما، متفاوت با رقبای ما و سیستم همکاران ما و متناسب با سازمان شما خواهد بود.
خرید نرم افزار ERP یک سرمایه‌گذاری بلند مدت است. اگر جزو آن دسته از شرکت‌هایی هستید که مجبور به تعویض و جایگزین کردن نرم‌افزار خود شده‌اید به این معنی می‌باشد که سرمایه‌گذاری قبلیتان با شکست رو به رو شده است. شرکت آوید سامانه رایمون مفتخر است اعلام نماید برخلاف سایر شرکت‌های فعال ERP در ایران، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها را از سازمان خود شروع نموده و با مدیریت درست منابع و استفاده از تکنیک و متدهای مدیریتی و تیم سازی روز دنیا توانسته است محصولات خود را با پایین‌ترین قیمت در بین تمامی رقبا ارائه دهد. در نتیجه شرکت شما هزینه سوء مدیریت شرکت ارائه دهنده ERP را پرداخت نخواهد کرد.
1) هزینه تعویض و جایگزین نمودن سیستم جدید
یکی از دلایل مناسب بودن سیستم رایمون ERP، حذف هزینه‌های سنگین تحمیل شده به شرکت برای تعویض نرم‌افزار است. این تفاوت قیمت به اندازه‌ای می‌باشد که شما با پرداخت مبلغی کمتر از هزینه پشتیبانی فعلی خود صاحب نرم افزار قدرتمندی خواهید شد که پشتیبانی آن به مدت یک سال رایگان خواهد بود. در نتیجه نه تنها در زمان تعویض و جایگزینی هیچ هزینه‌ای اضافه‌تری برای این موضوع پرداخت نخواهید کرد، بلکه در بازه زمانی بسیار کوتاه هزینه‌های نرم افزار ERP برای شما به صورت چشمگیری کاهش خواهد یافت.
دلیل این کاهش هزینه توسط شرکت رایمون، شیوه قیمت‌گذاری داینامیک و رعایت اصول گفته شده در تمام مراحل خرید لایسنس، استقرار و پشتیبانی می‌باشد. به گونه‌ای که شما هزینه‌ای بابت مشکلات نرم افزار در پشتیبانی پرداخت نمی‌کنید. شرکت رایمون خود را مکلف می‌داند مانند شرکت‌های بزرگ نرم‌افزاری در دنیا، سرویس پک و آپدیت‌های جدید نرم افزار خود را (برخلاف شرکت‌های ERP در ایران) بدون منوط کردن به قرار داد پشتیبانی، پس از قرار داد خرید لایسنس به صورت دوره‌ای در اختیار شما قرار می‌دهد.
لازم به ذکر است تنها با پرداخت 10 درصد از مبلغ لایسنس حدود 90 درصد پایین‌تر از قیمت شرکت‌های دیگر می‌توانید از خدمات پشتیبانی همچون ساخت گزارش، تغییر فرایند در سازمان، ایجاد استانداردهای بین المللی و خدمات مشاوره‌ای در زمینه ERP بهره‌مند شوید و این مبلغ هر ساله به اندازه تورم اعلامی از سمت بانک مرکزی کاهش یا افزایش خواهد داشت.
2) حفظ و کانورت اطلاعات موجود در سیستم فعلی
تمام اطلاعات ثبت شده در سازمان شما در مدت 2 الی 10 روز کاری به صورت کاملا رایگان کانورت شده و به سیستم رایمون انتقال داده خواهد شد. لازم به ذکر است به دلیل نقاط ضعف سیستم، استقرار یا پشتیبانی نرم افزار قبلی در سازمان شما، ممکن است بسیاری از اطلاعات سازمان دارای مغایرت یا خرابی باشد که شرکت رایمون در زمان انجام کانورت، تمامی این موارد را بررسی و اصلاح می‌نماید که برخی از آن‌ها شامل موارد زیر می‌باشد:
- اصلاح خلاصه عملکردهای دارئی ثابت که دارای مغایرت می‌باشند
- وجود شخص و شرکت‌های تکراری
- اصلاح اشخاص معرفی شده به عنوان شرکت و بالعکس
- اصلاح تفصیل‌هایی که اطلاعات مرجع آن در سیستم وجود ندارد (مثال: تفصیل حساب بانکی که اطلاعات حساب بانکی آن در سیستم موجود نیست)
- اصلاح کد تفصیل تکراری
- اصلاح کد کالای تکراری
- اصلاح مانده قرار دادهای تامین
- اصلاح مانده قرار دادهای فروش
- اصلاح کدینگ کالا
- اصلاح محل‌های فیزیکی کالا
- اصلاح فرمول‌های حقوق و دستمزد که اشتباه تعریف گردیده است مانند پرداخت عیدی، سنوات و …
- اصلاح واحد سنجش و نوع کالاها
- اصلاح مانده درخواست‌های تامین و…
3) هزینه سخت افزار مورد نیاز سرور و کاربر
با توجه به پیچیدگی بالای نرم افزار ERP، سرور و سخت افزار مورد استفاده بسیار حائز اهمیت است. این مسئله هزینه زیادی را در زمان خرید نرم افزار برای سازمان به همراه خواهد داشت. کیفیت برنامه‌نویسی پایین‌تر یا تکنولوژی قدیمی‌تر، نیاز به سخت افزار قوی‌تری را به دنبال دارد. این مسئله باتوجه به قیمت بسیار بالای سخت افزار سرور و کلاینت هزینه تامین آن برای سازمان را بسیار بالا خواهد برد.
این مشخصات به پارامترهای دیگری مانند تعداد سیستم‌ها و کاربران نیز وابسته است. به طور مثال اگر سروری اختصاصی برای نرم افزار ERP (شامل مالی، لجستیک، تولید) در نظر بگیریم، رم سرور برای 10 کاربر 8 گیگ ، 10 تا 20 کاربر 16 گیگ ، 20 تا 40 کاربر 24 گیگ و 40 تا 200 کاربر 40 گیگ باید مناسب باشد. برای سیستم‌های کاربر نیز رم 4 گیگ جواب نیازها را خواهد داد. اما متاسفانه سخت افزار درخواستی برای اجرای نرم افزار ERP در ایران و برخی سیستم همکاران ما بسیار تعجب آور و گران قیمت می‌باشد!
4) کارایی و قدرت نرم افزار
همانطور که گفته شد خرید نرم افزار ERP یک سرمایه گذاری بلند مدت می‌باشد. زمان تعویض نرم‌افزار باید اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار جدید تمامی نیازهای فعلی و آینده سازمان شما را پوشش می‌دهد. خریداری نرم‌افزاری با امکانات و ماژول‌های کم، خرید نرم‌افزار جدید دیگری در هنگام رشد سازمان را به دنبال دارد.
در عین حال اگر دارای امکانات بسیار باشد هزینه شما را در زمان خرید افزایش خواهد داد. معماری نرم‌افزار رایمون به گونه‌ای می‌باشد که از یک کارگاه کوچک تا هولدینگ را می‌تواند به صورت کامل پوشش دهد. همچنین قابلیت انتخاب ماژول و سیستم به نسبت نیازتان در زمان خرید را دارا می‌باشد. در نتیجه در زمان خرید فقط امکاناتی را خریداری می‌نمایید که به آن نیاز دارید. همچنین در آینده نگرانی رشد سازمان و تغییر مجدد سیستم را نخواهید داشت. در نهایت با رشد سازمان می‌توانید امکانات مورد نیاز خود را انتخاب و به بسته نرم‌افزاری خود اضافه نمایید.
5) هزینه آموزش مجدد کاربران
یکی دیگر از موارد مهم در برخی از سیستم همکاران ما، هزینه‌‌ی آموزشی می‌باشد که جهت آموزش کاربران با در هنگام عوض کردن سیستم به شرکت تحمیل می‌شود. شرکت رایمون با رعایت اصول منحصر به فرد توانسته هزینه و زمان یادگیری نرم‌افزار توسط کاربران را بسیار کاهش دهد. در اینجا به چند مورد آن اشاره می‌شود:
- رابط کاربری بسیار ساده و زیبا
- استفاده از آیکون، فونت، رنگبندی، معماری ثابت و مشخص در تمامی سیستم‌ها و فرم‌ها
- ایجاد راهنمای آنلاین در داخل سیستم
- اعلام پیغام‌های دقیق و مشخص جهت راهنمایی کاربر در زمان ثبت اطلاعات
- تهیه فیلم آموزشی گام به گام برای تمام سیستم‌ها
- تهیه کتاب کار ساده و بسیار دقیق به صورت تصویری
- آموزش حضوری و غیر حضوری به صورت فردی یا جمعی بر حسب نیاز
- نیروی متخصص پشتیبان جهت آموزش دائم و مستمر کاربران
- تخصیص کلیدهای میانبر برای استفاده از کیبرد در نرم افزار تحت وب
6) استفاده از تکنولوژی روز دنیا در نرم افزار
سرعت پیشرفت تکنولوژی در دنیا بسیار بالا می‌باشد. اگر در زمان انتخاب نرم‌افزار از شرکتی خریداری شود که از تکنولوژی 10 سال قبل برای ساخت استفاده کرده باشد، در بازه زمانی خیلی کوتاه از رقبای خود عقب خواهید ماند. برای مثال به نرم‌افزارهای دسکتاپ و تحت وب می‌توان اشاره نمود. پس از انقلاب اینترنت اکثر شرکت‌ها به استفاده از پلتفرم‌های مبتنی بر وب روی آورده‌اند. این رویکرد به آن‌ها این قابلیت را می‌دهد که بتوانند در تمامی دستگاه‌ها (کامپیوتر، لپتاپ، تبلت و گوشی) بدون در نظر داشتن سیستم عامل (ویندوز، لینوکس، مک OS، اندروید، IOS و…) فقط با یک مرورگر (کروم، فایرفاکس و…) بتوانند در هر جای دنیا دسترسی داشته باشند.
از موارد دیگر در تکنولوژی می‌توان به بهینه بودن نرم افزار اشاره نمود. هرساله شرکت‌های ارائه‌دهنده زبان‌های برنامه‌نویسی در قالب معماری یا زبان‌های متفاوت آخرین محصولات خود را ارائه می‌دهند. سپس پس از گذشت چند سال برخی از محصولات را از رده خارج می‌نمایند. در نتیجه تکنولوژی مورد استفاده می‌تواند تعیین کننده هزینه سخت افزار، سرعت نرم افزار، امکانات، امنیت و… باشد که در نهایت به صورت مستقیم و غیر مستقیم بر سازمان شما تاثیر گذار خواهد بود.
7) رویکرد و سیاست متفاوت شرکت ارائه دهنده جدید با شرکت قبلی
همانطور که قبلا در مقاله‌ای دیگر در خصوص ERP توضیح داده شد، نرم افزار ERP ابزاری تخصصی می‌باشد که متخصصان شرکت ارائه‌دهنده به وسیله آن اقدام به اصلاح فرایندها و افزایش بهره‌وری در سازمان می‌نمایند. اما متاسفانه طبق فرهنگی که در بازار به وسیله تبلیغات‌های گسترده همکاران ما در صنعت ERP شکل گرفته است تفکر عموم مدیران بر این است که با خرید یک نرم افزار می‌توان ERP را در سازمان راه اندازی نمود. اما پس از خرید و حذف کاغذهای اضافه و سیستماتیک شدن فرایندها، خدمات از سوی شرکت ارائه‌دهنده قطع می‌شود (مثال سیستم همکاران ما). سپس با دریافت مبالغ کلان برای پشتیبانی، صرفاً مشکلات کاربران در استفاده از سیستم یا مشکلات فنی سیستم (که باید رایگان برطرف گردد) را انجام می‌دهند.
8) استقرار سریع جهت جلوگیری از ایجاد وقفه در عملکرد سازمان
استقرار در شرکت‌هایی که پیش‌تر نرم‌افزار ERP داشته‌اند کمی متفاوت می‌باشد. اگر این استقرار به صورت درست و اصولی انجام نگیرد، می‌تواند بین 1 تا 3 هفته جریان کاری و اطلاعات سازمان را دچار وقفه نماید. بنابراین مدیران سازمان باید برنامه ریزی جهت استقرار را به صورت دقیق از شرکت ارائه‌دهنده درخواست نمایند.
شرکت آوید سامانه رایمون با کانورت و اصلاح اطلاعات و آموزش کاربران به گونه‌ای سیستم را استقرار می‌دهد که در عرض یک روز جایگزین نرم افزار قبلی خواهد شد. سازمان بدونه وقفه می‌تواند به کار خود ادامه دهد و سپس به اصلاح فرایند و افزایش بهره‌وری اقدام می‌کند.
9) پشتیبانی دائم و قابل اطمینان
اکثر همکاران ما در صنعت ERP از پشتیبانی به عنوان قراردادی جهت دریافت هزینه حل مشکلات سیستم خود استفاده می‌نمایند. در نتیجه بعضاً دیده شده است برخی از مشکلات کلیدی بعد از گذشت سالیان زیاد همچنان برطرف نمی‌گردد تا وابستگی به سازمان ارائه دهنده باقی بماند. شرکت آوید سامانه رایمون برخلاف روند بازار سعی نموده تا مشکلات نرم افزاری را بدون قرارداد پشتیبانی و با سرعت بالا برطرف نماید و کاربران صرفاً برای مسائل آموزشی، ساخت گزارش یا دریافت مشاوره برای اصلاح یا ایجاد فرایند و عملیات‌های سازمان، تماس حاصل نمایند. رضایت شما به عنوان هدف اصلی ما می‌باشد تا بتوانیم هزینه‌ها را به صورت دوطرفه در سازمان‌ها کاهش دهیم.
حل مشکل از کار افتادن سیستم همکاران ما در صنعت ERP
شرکت آوید سامانه رایمون تولید کننده نرم افزارهای مالی; لجستیک; تولید و ERP