نرم افزار خرید و تدارکات (نرم افزار تامین)

نرم افزار خرید و تدارکات چیست؟ چه فایده‌ای برای سازمان ما دارد؟ آیا می‌توان عملکرد سازمان یا شرکت را اینگونه افزایش داد؟

برای پاسخ به این سوالات، با ما تا انتهای این مقاله همراه باشید!

نرم افزار خرید و تدارکات (نرم افزار تامین)

جهت درک بهتر نرم افزار خرید و تدارکات ابتدا باید مفهوم مدیریت خرید و تدارکات در سازمان را مورد بررسی قرار داد. مدیریت خرید و تدارکات یکی از فعالیت‌های اصلی و مهم هر سازمان یا شرکت در جهت رسیدن به اهدافش می‌باشد. این فعالیت تمامی امور مرتبط با خرید کالا و خدمات مورد نیاز برای انجام تمامی فرایندهای سازمان را در برمی‌گیرد.

اهمیت فرآیندهای خرید و تدارکات از آنجایی ناشی می‌شود که خرید و تدارکات، در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخش‌های سازمان است. از جمله: مالی، انبارداری، تولید،کنترل کیفیت، نگهداری و تعمیرات، طراحی و تحقیق و توسعه و … . بنابراین رابطه کاری کم و بیش فعالی با تمامی ارکان سازمان دارد. چنین ارتباط هایی هنگامی اهمیت خود را بیشتر نمایان خواهد کرد که بدانیم بخش خرید و تدارکات نقش رابط و واسطه معتبری بین ارکان داخلی یک سازمان، با بسیاری از مراکز خارج از سازمانی را نیز ایفا می‌کند.

هدف اصلی

هدف اصلی مدیریت خرید و تدارکات، تهیه کالا، تجهیزات و خدمات برای بخش‌های مختلف سازمان است.  این امر با در نظر گرفتن اصول کیفیت مطلوب، مقدار مناسب، قیمت مناسب، منبع مناسب و زمان مناسب انجام می‌شود. مدیر خرید و تدارکات باید با ایجاد ارتباط مناسب با بخش های مختلف سازمان از نیازهای آنها به کالا و تجهیزات و یا خدمات آگاهی یابد. سپس با جستجوی وسیع در بازار و شناسایی تامین کنندگان موجود، بهترین آنها از نظر قیمت و کیفیت محصولات را انتخاب کند.

امروزه با توجه به متنوع شدن تامین کنندگان، شیوه های مختلف تامین کالا و خدمات،  نوسان قیمت ها، فرآیندهای خرید کالا، تجهیزات و خدمات بسیار پیچیده و وظیفه مدیر خرید و تدارکات سخت تر شده است. تا آنجا که مباحثی مانند خرید و تدارکات بهنگام و به موقع در این حوزه بسیار مطرح و پر اهمیت هستند. به همین دلیل نیاز به ابزاری  که تا حد زیادی از این پیچیدگی‌ها بکاهد و کمک خوبی در جهت تهیه به موقع و درست کالا، تجهیزات و خدمات برای سازمان باشد، وجود دارد. از جمله این ابزارها، نرم افزارهای متنوعی است که در بازار وجود دارد که در ادامه این مطلب به ویژگی های یک نرم افزار خوب و کارامد در زمینه مدیریت خرید وتدارکات اشاره خواهد شد.

بهترین نرم افزار خرید و تدارکات باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟

• یکپارچگی با سایر نرم افزارهای جاری سازمان
• قابلیت پوشش دهی تمام فرایندهای خرید و تدارکاتی سازمان
• کاربری آسان
• امکان تعریف دسترسی های متفاوت برای کاربران
• تهیه گزارش های مورد نیاز کاربران
• استفاده از تکنولوژی های بروز
• پشتیبانی خوب
• امنیت و اطمینان بالا
• انطباق با استاندارد ها و قوانین کشور
• قیمت مناسب
• امکانات فنی مناسب

نرم افزار خرید و تدارکات (تامین) رایمون

سیستم تامین رایمون ،  به کمک به روز ترین تکنولوژی روز دنیا تولید شده و در بستر وب و شبکه امکان برآورده نمودن تمام نیاز های مدیران سازمان ها را دارد و در مدت کوتاهی توانسته به عنوان بهترین نرم افزار تامین (خرید و تدارکات) در بین کاربران و مدیران شناخته شود ، از ویژگی های بارز نرم افزار رایمون می توان به موارد زیر اشاره نمود. (Supply chain management)

یکپارچگی با سایر نرم افزارهای جاری سازمان

واحد تدارکات رابطه مستمر و مهمی با بخش های مختلف سازمان دارد، از اینرو یک نرم افزار مناسب باید به خوبی جریان اطلاعاتی بین واحد های مختلف با واحد تدارکات و خرید را پوشش دهد. طراحی و ساخت نرم افزار خرید و تدارکات رایمون به گونه ای است که به خوبی با نرم افزار های مالی، انبار، تولید، کنترل کیفی و … ارتباط اطلاعاتی دارد و تمام جریان های داده ای را بین واحد های مختلف پوشش می دهد که حاصل آن دسترسی سریع و آسان به تمام اطلاعات مورد نیاز واحد خرید و تدارکات می باشد.

قابلیت پوشش دهی تمام فرایندهای خرید و تدارکاتی سازمان

با توجه به متفاوت بودن ماهیت فعالیت های سازمان های مختلف، فرایندهای کاری سازمان ها از جمله خرید و تدارکات نیز متفاوت می باشد. بنابر این یک نرم افزار مناسب باید متناسب با فرایند های هر سازمان باشد. طراحی و ساخت نرم افزار خرید و تدارکات رایمون به صورت داینامیک بوده و این قابلیت را ایجاد کرده است که متناسب با فرایندهای کاری هر سازمان استقرار پیدا کند.

کاربری آسان

امروزه کاربران زمان زیادی را برای کار با نرم افزارها اختصاص می‌دهند. بنابراین کاربری آسان و طراحی مناسب بصری نرم‌افزارها بسیار مهم است. در طراحی نرم‌افزار خرید و تدارکات رایمون سعی شده است با ایجاد فضای بصری ساده و زیبا و همچنین دسترسی سریع و آسان به منوها و فرم‌های مختلف نرم‌افزار، راحتی و سرعت را برای کاربران ایجاد نماییم. همچنین طراحی فرم ها و تب های مختلف نرم افزار به گونه ای می باشد  که کاربران در مدت زمان کوتاهی نسبت به سایر نرم افزار ها، آن را یاد می گیرند.

امکان تعریف دسترسی های متفاوت برای کاربران

همان گونه که می دانید در سازمان ها  هر فرد فقط اجازه دسترسی به بخشی از اطلاعات را دارد، همچنین نحوه دسترسی افراد به اطلاعات نیز متفاوت می باشد. برای مثال یک کارمند فقط اجازه مشاهده اطلاعات خاصی را دارد اما اجازه ویرایش یا حذف آنها را ندارد. در نرم افزار خرید و تدارکات رایمون امکان تعریف دسترسی های متفاوت و متنوعی (با توجه به سیاست کاری هر سازمان) برای کاربران مختلف را دارد.

تهیه گزارش های مورد نیاز کاربران

یکی از مهم‌ترین قسمت‌های نرم‌افزارهای سازمانی، بخش گزارش‌گیری آن می‌باشد. سازمان‌ها با توجه به نوع فعالیت‌های متفاوتی که دارند علاوه بر گزارشات ثابت و مشترک واحد خرید و تدارکات، نیاز به گزارشات خاص خود نیز دارند. نرم افزار خرید و تدارکات رایمون با بهره‌گیری از ابزارهای گزارش‌ساز قدرتمند، توانایی تهیه هر نوع گزارش در هر سطح و با هر ظاهر دلخواه کاربر بدون محدودیت تعداد را دارد.

همچنین جهت جستجوی و دریافت گزارش سریع‌تر، در هر فرم از سیستم امکان ثبت فیلتر پیش فرض وجود دارد که به وسیله آن می توانید از اطلاعات موجود گزارش تهیه نمایید.  کاربران نرم افزار رایمون می توانند گزارشات را با فرمت های دلخواه از جمله Excel ,pivot ,pdf و … را تهیه نمایند. علاوه بر موارد مذکور گزارشات پرکاربرد به صورت پیش فرض در نرم افزار طراحی شده است:

• ارائه گزارش مرور اسناد تأمین
• گزارش مانده تعدادی قراردادهای خرید
• گزارش مانده ریالی قراردادهای خرید
• گزارش مانده تعدادی قرار پیمانکاری
• گزارش مانده ریالی قراردادهای خرید
• گزارش مانده سفارشات ثبت شده
• گزارش وضعیت سفارشات ثبتی
• گزارش برگ مامور خرید
• گزارش تجمیعی درخواست‌های ثبتی
• گزارش نوسان قیمت به تفکیک کالا
• گزارش نوسان قیمت به تفکیک کالا و تأمین کننده
• گزارش رتبه بندی و ارزیابی تأمین کنندگان
• امکان گزارش‌گیری از لیست اطلاعات جدول تمامی فرم‌ها
• ایجاد فیلتر پیش فرض جهت انجام جستجوی سریع و دریافت گزارش‌های پر کاربرد در تمامی فرم‌ها

استفاده از تکنولوژی های بروز

از دیگر ویژگی های یک نرم افزار مناسب، استفاده از تکنولوژی های بروز می باشد. استفاده از تکنولوژی جدید در نرم افزار ها باعث افزایش سرعت ، امنیت ، دقت و کارایی نرم افزار می شود و هزینه های نگهداری و سخت افزاری را برای سازمان ها کاهش می دهد. نرم افزار خرید و تدارکات رایمون به صورت تحت وب طراحی و تولید شده است.

رعایت دسترسی به نرم افزار تحت وب یا web based از سرعت و عملکرد بسیار بهتر و مطلوب‌تری برخوردار است. کاربران می‌توانند با استفاده از موبایل، تبلت و لپ‌تاپ و هر دستگاهی که اجازه باز کردن صفحات اینترنتی را می‌دهند مانند تلویزیون های هوشمند از قابلیت‌های آن بهره‌مند شد. این ویژگی باعث می‌شود تا کاربران و مدیران در خارج از محیط کار خود نیز بتوانند با نرم افزار خرید و تدارکات کار کنند که با توجه به ماهیت فعالیت واحد خرید و تدارکات، یک ویژگی کلیدی محسوب می‌شود.

پشتیبانی قوی و مناسب

از دیگر ویژگی‌های یک نرم‌افزار خوب داشتن پشتیبانی مناسب و قوی می‌باشد. این پشتیبانی می‌تواند در صورت بروز اشکال یا ایجاد سوال برای کاربر با کمترین هزینه و در سریع ترین زمان ممکن، خدمات خود را ارائه دهد. واحد پشتیبانی رایمون در تمام ساعات کاری در خدمت مشتریان می‌باشد تا مشکلات فنی یا کاربری را برطرف نماید. همچنین با مشاوره رایگان و برگزاری وبینارهای تخصصی به کمک پارک علم و فناوری و صندوق نوآوری و شکوفایی معاونت ریاست جمهوری شما را در دستیابی به اهداف سازمانتان یاری می نماید. پشتیبانی نرم افزار های رایمون برای یک سال به صورت رایگان می‌باشد. همچنین مشتریان می توانند بدون پرداخت هیچ گونه هزینه ای نرم افزار خود را بروز رسانی نمایند.

امنیت و اطمینان بالا

داده‌ها و اطلاعات مهم‌ترین دارایی‌های هر سازمان می‌باشد که عدم حفاظت از اطلاعات محرمانه عواقب بدی را برای سازمان در بر خواهد داشت. بنابراین یک نرم افزار مناسب باید امنیت لازم برای حفظ و نگهداری اطلاعات را برای کاربران ایجاد نماید. سیستم خرید و تدارکات رایمون با بهره گیری از به روزترین تکنولوژی روز دنیا و تحلیلی جامع توانسته به سطح بالایی از امنیت در حفظ و نگهداری اطلاعات دست پیدا نماید.

نوع طراحی و معماری سیستم خرید و تدارکات رایمون به نحوی است که میزان خطای نرم افزاری در آن در حد صفر می باشد. پس از استقرار نرم افزار به هیچ وجه امکان از کار افتادن یا خرابی نرم افزار وجود ندارد. همچنین با اجرای کنترل‌های دقیق اصول فرایندهای خرید و تدارکات در زمان ورود اطلاعات یا دریافت خروجی از نرم افزار، توانسته صحت و دقت قابل اطمینانی را به ارمغان آورد.

انطباق با استاندارد ها و قوانین کشور

یک نرم‌افزار خوب باید منطبق با استانداردها و قوانین کشوری باشد. در طراحی و تولید نرم افزار خرید و تدارکات رایمون تمامی استانداردها و قوانین مربوط به فرایندهای خرید ار جمله قوانین مربوط به ثبت فاکتورها، مالیات و عوارض، اضافات و کسورات قانونی و … به خوبی رعایت شده و کنترل‌های مناسب جهت جلوگیری از بروز خطا را لحاظ شده است.

قیمت مناسب

هزینه‌ای که یک سازمان بابت خرید یک نرم‌افزار مناسب می‌پردازد، از معیارهای بسیار مهم است. قیمت یک نرم‌افزار می‌بایست با عملکرد و کارایی آن سنجیده شود. پارامتر‌های مهمی همچون اندازه شرکت، نوع صنعت، پیچیدگی فرایندها یا تعداد کاربر می‌تواند در قیمت بسیار تاثیرگذار باشد. اما شرکت آوید سامانه رایمون مفتخر است اعلام نماید با توجه به طراحی شیوه قیمت‌گذاری شناور، در بین تمامی رقبا (که محصولات آنها بتوانند با نرم افزار انبار رایمون برابری نمایند) کم‌ترین قیمت را دارد. همچنین خط مشی شرکت رایمون بر این است که هزینه انجام شده برای مشتری را با ارائه یک محصول کارآمد و با کمک به بهبود فرایندهای سازمان، به یک سرمایه گذاری پربازده در بلند مدت تبدیل نماید.

امکانات فنی مناسب

تعریف انواع مفاهیم شامل

• تعریف انواع اسناد (فاکتور خرید، درخواست تأمین، مجوز ورود، قرارداد خرید، قرارداد پیمانکاری، الحاقیه پیمانکاری، برگشت کالای نامنطبق)
• تعریف انواع الگوهای ثبت اسناد تأمین با اعمال محدودیت بر اساس کالا، نوع کالا، فروشندگان و ….
• تعریف مراحل تائید به صورت نامحدود جهت تخصیص گردش‌کاری به انواع اسناد تعریف شده
• تعریف عوامل ریالی مختلف جهت استفاده در قرارداد یا فاکتور مثل مالیات عوارض و …
• تعریف اطلاعات تکمیلی به صورت نامحدود جهت تخصیص به اسناد تأمین با ماهیت عددی، تاریخ، متنی و … جهت شخصی‌سازی نمودن فرم‌های عملیاتی
• تعریف مراحل گوناگون تائید اسناد و بدون وجود محدودیت و انجام عملیات بررسی اسناد در کارتابل
• تعریف قراردادهای متنوع پیمانکاری

امکانات فنی دیگر

• دریافت از فروشنده دیگر در سند برگشت کالای نامنطبق
• ثبت قرارداد خرید رسمی و غیر رسمی
• معادل‌سازی تمامی قراردادهای غیر رسمی ثبت شده به قرارداد رسمی توسط کاربر
• گروه‌بندی نمودن مشتریان جهت تهیه گزارشات متنوع مالی
• سیاست‌گذاری‌های متنوع جهت تأمین کالا
• اطلاع به موقع از نیاز واحدهای مختلف سازمان به تجهیزات، کالا و خدمات
• شناسایی آسان تأمین‌کنندگان
• به کارگیری سازوکارهای متفاوت جهت رسیدن به هدف کاهش قیمت تمام شده
• نظارت بر عملیات خرید اقلام و کارشناسان خرید تایید و تعیین شده
• ارتباط آنلاین سیستم تأمین با سیستم انبار (از قبیل کنترل موجودی و ثبت اسناد انبار و حسابداری انبار)
• امکان پیگیری آخرین وضعیت سفارشات و تاخیر در آماده‌سازی سفارشات
• رهگیری یک زنجیره خرید از درخواست خرید تا رسید قطعی در انبار
• ارائه گزارشات پیشرفته از اسناد و کارتابل در سطوح متفاوت (قرار داد، خرید، درخواست تأمین، مجوز ورود و…)
• تخصیص Bom‌های متنوع و تخصیص کالای جایگزین
• صدور الحاقیه به صورت نامحدود بر روی قرارداد پیمانکاری یا بر روی یک الحاقیه دیگر
• مانده‌گیری از قراردادهای پیمانکاری
• مدیریت ضایعات و تعیین حد استاندارد ضایعات در قراردادهای پیمانکاری
• مدیریت مبالغ پرداختی به پیمانکاران امکان تخصیص رتبه به پیمانکاران بر اساس عملکرد

توجه: جهت مشاهده تصاویر و اطلاعات بیشتر از نرم افزار فروش رایمون  اینجا  را کلیک نمایید.

مقاله: نرم افزار ERP (برنامه ریزی منابع سازمان)

شرکت آوید سامانه رایمون تولید کننده نرم افزارهای مالی;  لجستیک; تولید و ERP