مفهوم نرم افزار ERP (برنامه ERP) یا مدیریت منابع سازمانی چیست؟ این نرم افزار چه فوایدی برای یک سازمان دارد؟ ;که قبل از خرید نرم افزار ERP، پاسخ از پاسخ به این سوالات درباره مفهوم ERP را با هم بررسی کنیم. پس با ما همراه باشید.
فهرست مقاله نرم افزار ERP
- تعریف نرم افزار ERP (برنامه ریزی منابع سازمان)-برنامه ای آر پی
- تاریخچه پیدایش ERP
- نحوه عملکرد یک شرکت ERP در سازمان‌ها
- مراحل پیاده سازی ERP در سازمان
- مزایای استفاده از نرم افزار ERP(برنامه ای آر پی)
- معیارهایی انتخاب و خرید نرم افزار ERP (برنامه ای آر پی) که باید مد نظر قرار داد.
نرم افزار ERP (برنامه ریزی منابع سازمان)
برای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise resource planning) که به اختصار ERP گفته می‌شود تعاریف بسیاری موجود می‌باشد. اما در کل می‌توان ERP را شامل طیف وسیعی از فعالیت‌ها دانست که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در قالب یک بانک اطلاعاتی به صورت پیوسته، منظم و دقیق ثبت و مدیریت می‌نماید.
درحالت کلی ۴ منبع زیر، مهمترین منابع مورد استفاده در مفهوم ERP هستند:
- Money یا پول
- Material یا مواد اولیه
- Machine یا ماشین آلات
- Man یا نیروی انسانی
نرم افزار ERP بر اساس خروجی گزارش‌های بدست آمده از ثبت این اطلاعات این منابع، مدیریت سازمان را در جهت کاهش هزینه و افزایش درآمد یاری خواهد رساند.
در واقع نرم‌افزار ERP ابزاری می‌باشد تا بین همه فرایندهای مالی، لجستیک و تولید ارتباط برقرار کرده و در قالب یک نرم‌افزار جامع و یکپارچه گرد هم می‌آورد تا متخصصان بتوانند از این اطلاعات برای بهبود عملکرد سازمان استفاده کنند.
تاریخچه پیدایش ERP
تاریخچه مدیریت منابع سازمانی به 100 سال گذشته برمی‌گردد. در سال 1913، مهندس فورد وایتمن هریس مدل جدیدی مبتنی بر کاغذ جهت مدیریت و زمان بندی تولید طراحی کرد. این مدل EOQ نام داشت که می‌توان سرآغاز این صنعت دانست.
EOQ برای چندین دهه به شکل استاندارد توسط شرکت‌های تولیدی مورد استفاده قرار می‌گرفت تا این‌که در سال 1964 به کمک یک راهکار خاص برنامه‌ریزی نیازمندی‌های مادی (MRP) و ترکیب کردن آن با EOQ توانستند تغییری بزرگ در این حوزه به وجود آوردند. این ابزار جدید تا سال 1983 (نسخه دوم آن MRP ll نام داشت) به شکل گسترده‌ای استفاده می‌شد.
با پیشرفت تکنولوژی در دهه هفتاد و هشتاد میلادی، مفهوم‌های مختلف و مشابه به MRP ll شروع به شکل گیری کردند تا مدیریت تولید، حسابرسی مالی، مدیریت ارتباط با مشتری و منابع انسانی را به صورت یکپارچه بر عهده بگیرند. در نهایت سال 1990، کارشناسان فناوری برای این دسته‌بندی از نرم‌افزارها نام برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) را در نظر گرفتند.
نحوه عملکرد یک شرکت ERP در سازمان ها
متاسفانه در کشور عزیزمان ایران، شرکت‌های فعال در زمینه ERP در زمان خرید نرم افزار ERP توسط تبلیغات گسترده، باورهای اشتباهی با هدف کسب سود بیشتر در ذهن مشتریان و مدیران نهادینه کرده‌اند.
همانطور که از تاریخچه ERP مشخص است، ERP با هدف افزایش بهره‌وری در سازمان مخصوصا خطوط تولید شکل گرفته است. بنابراین مهمترین و اصلی‌ترین هدف شرکت‌های ارائه‌دهنده ERP پیاده‌سازی نرم‌افزار نمی‌باشد. بلکه صرفاً ابزاری تخصصی و منحصر به فرد جهت تحقق این امر در سازمان می‌باشد.
بنابراین فرض کنید که بهترین نرم‌افزار ERP جهان را خریده‌اید. اما شرکت فروشنده، به جز فروش و نصب، اقدامی در جهت بهبود عملکرد سازمانی در شرکت شما انجام نداده است. در این حالت ERP مطلقا در سازمان شما پیاده سازی نشده و صرفا نام و هزینه‌های یک نرم‌افزار ERP را به دوش می‌کشید.
مراحل پیاده سازی ERP در سازمان شامل سه بخش می باشد.
مراحل پیاده سازی ERP در سازمان
خرید لایسنس نرم افزار در خرید نرم افزار ERP
در این بخش شرکت یا سازمان مشتری با عقد قرارداد امتیاز استفاده از نرم‌افزار ERP را خریداری می‌نماید. توجه داشته باشید که شرکت‌های تولیدکننده ERP مانند تمامی فعالان دیگر حوضه نرم افزار می‌بایست پس از فروش لایسنس، خدمات فنی درخصوص ارائه سرویس پک و برطرف کردن مشکلات یا به اصلاح باگ‌های نرم‌افزاری را به صورت رایگان انجام دهند به طور مثال شما اگر لایسنس ویندوز را از شرکت مایکروسافت خریداری نمایید به صورت مکرر و خودکار آپدیت‌های جدید را دریافت می‌نماید و مشکلات نسخه قبلی برطرف شده و امکانات جدید اضافه می‌شود. درنهایت شما به عنوان مشتری هزینه مجددی را درخصوص آن پرداخت نمی‌نمایید.
متاسفانه در ایران اکثر شرکت‌های ارائه‌دهنده با کم‌لطفی از ارائه این خدمات چشم پوشی می‌کنند. آنها به وظیفه خود در حل مشکلات سیستم ERP عمل نمی‌نمایند. حتی به صورت عمدی با عدم برطرف کردن برخی از مشکلات نرم افزار، مشتریان را به خود وابسته کرده و از آن به عنوان اهرم فشار جهت عقد قرارداد پشتیبانی سالیانه استفاده می‌کنند.
استقرار در خرید نرم افزار ERP
برنامه ERP توسط هر سازمان فعال در این صنعت به صورت تخصصی ساخته می‌شود. در نتیجه نصب و راه‌اندازی آن در یک سازمان نیاز به تخصص‌های متفاوت در علوم شبکه IT، مالی، مدیریت و… دارد. پس از راه‌اندازی فنی در سرور شرکت مشتری، متخصصان با بررسی فرایندهای مختلف واحدهای سازمان مشتری اقدام به سیستماتیک کردن فرایندها کرده و سپس با آموزش به کارمندان و ارجاع وظایف جهت ثبت اطلاعات سیستم ERP را در سازمان جاری می‌نمایند. اینجا با سیستماتیک شدن و حذف کاغذهای اضافه و ایجاد ارتباط سریع و مطمعن برخی از هزینه‌ها کاهش پیدا می‌کند.
پشتیبانی در خرید نرم افزار ERP
بخش پشتیبانی صنعت ERP در ایران خود به سه قسمت تقسیم می‌شود.
- ایجاد ارتباط مستقیم جهت ارتباط کاربران برای گزارش خرابی یا ارائه ایده جهت توسعه نرم افزار: معمولا از طریق سامانه تیکت انجام می‌گیرد. همانطور که گفته شد این قسمت باید رایگان ارائه گردد و هزینه آن در خرید لایسنس نرم افزار گنجانده می‌شود.
- مشاوره و حل مشکلات در سطوح کارمندان: به کاربران استفاده درست و اصولی در اصلاح و ایجاد فرایند یا ساخت گزارش کمک نمایند که معمولا با تماس کارمندان به واحد پشتیبانی یا سامانه تیکت آغاز می‌گردد.
- مشاوره و حل مشکلات در سطوح مدیریتی: واحد پشتیبانی با بررسی عملکرد سازمان و ارائه راهکارهای ERP مبتنی بر نرم‌افزار به مدیران سازمان، تغییر و اصلاح ساختاری دورن سازمانی ایجاد می‌نمایند. این امر منجر به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها خواهد شد.
مزایای استفاده از نرم افزار ERP بعد از خرید نرم افزار ERP:
مزایا و معایب سیستم‌های ERP با توجه به تحلیل، معماری و تکنولوژی‌های مورد استفاده در ساخت آن می‌تواند متفاوت باشد. مزایای گفته شده برپایه نرم افزار ERP (برنامه ERP) شرکت آوید سامانه رایمون می‌باشد.
بعضی از مزایای مهم استفاده از نرم افزار ERP (برنامه ERP) عبارتند از:
- کاهش هزینه‌ها در کلیه واحدهای سازمان نظیر کاهش هزینه‌های استفاده از برگه، کنترل موجودی انبار، هزینه منابع انسانی، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت اطلاعات مالی و…
- افزایش سرعت و بازدهی در فرایندهای سازمان
- دسترسی سریع، آسان، آنلاین و دقیق به داده‌ها در سطح مدیریتی و کارمندی
- افزایش چابکی تیم‌های مدیریتی و تصمیم‌گیرنده در رویارویی با بحران
- استاندارد سازی فرایندها طبق معیارهای جهانی
- برنامه‌ریزی در بازه‌های کوتاه مدت، میان‌مدت و بلندمدت
- ایجاد شفافیت و کاهش دزدی و هدر رفت منابع در سازمان
- ایجاد یکپارچگی و انسجام اطلاعات، داده‌ها و کاهش مغایرت با واقعیت موجود
- ایجاد هماهنگی و سرعت درون سازمانی بین واحدهای مختلف، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی
- افزایش کار تیمی
- ساده‌سازی در فرایندها
- کاهش هزینه‌های فناوری اطلاعات، پشتیبانی، مشاوره و آموزش کاربران
- ریشه‌یابی مشکلات سازمان
- دریافت آمار عملکرد به تفکیک هر واحد، مرکز هزینه، پرسنل یا دستگاه
- افزایش امنیت و حقوق دسترسی در سطح کاربران
- قابلیت ثبت یا نمایش اطلاعات از هر نقطه از جهان
- قابلیت دریافت اطلاعات در کامپیوتر، لپتاپ، تبلت یا موبایل
- مدیریت پیمانکار و تامین‌کنندگان
- افزایش رضایت مشتریان و پیمانکارها
- بهبود ارسال به موقع
- بهبود سیکل تولید و کاهش توقفات
- بدست آوردن بهای تمام شده محصولات یا خدمات
- حذف هزینه‌های بلند مدت جهت تغییر نرم افزار با رشد سازمان
چه معیارهایی برای انتخاب و خرید نرم افزار ERP باید مد نظر قرار داد؟
قابلیت یکپارچه سازی
- اصلی‌ترین و شاید مهمترین مزیت نرم افزار ERP، ایجاد بانک مرکزی از داده‌های مالی، عملیاتی و تجاری ضروری است که می‌توانند در زمان کوتاه در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته و به‌صورت یکپارچه بکار گرفته شوند. سیستم های ERP یکپارچه، این امکان را به شرکت ها می دهد تا اطلاعات به گزارش های در لحظه تبدیل شوند و فرصت تخصیص منابع در زمان و مکان مناسب را ایجاد و ابزاری برای توسعه هوش تجاری فراهم می کند در نتیجه هرچقدر میزان یکپارچگی و اتصال جریان های اطلاعاتی در نرم افزار بالاتر باشد می تواند مزایای بیشتری را در اختیار سازمان قرار دهد.
داینامیک بودن
- فرایندهای سازمان وابسته به حوزه فعالیت و صنعت سازمان، ساختار داخلی، موقعیت جغرافیایی و استراتژی مربوط به سازمان دارد. در نتیجه یک نرم‌افزار ERP (برنامه ERP) مناسب باید به صورت داینامیک و معطف طراحی و ساخته شده باشد تا بتواند پوشش تمامی انواع فرایندها را بدهد. این مسئله باعث می‌شود شرکت مشتری مجبور به قرار گرفتن در چارچوب مشخص شده استاتیک که مناسب سازمان نیست نباشد.
استانداردهای جهانی
- از استانداردها و متودهای جهانی در تحلیل نرم‌افزار استفاده شده باشد. این امر باعث می‌شود با استقرار نرم افزار، استانداردهای سازمان نیز افزایش پیدا کند. درصورتی که شرکت ارائه‌دهنده اقدام به تغییر فرایندی در سازمان نماید دلیل آن باید بر مبنای علمی، قوانین مالی و کشوری و استانداردهای جهانی باشد.
قابلیت اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار
- نرم افزار ERP توانایی خودکارسازی وظایف تجاری تکرارپذیر، مانند حقوق و دستمزد، سفارش گذاری، گزارشات و.. را فراهم می کند. اتوماسیون زمان صرف شده برای وارد کردن دستی داده ها را به حداقل می رساند، خطاها را کاهش می دهد و به کاربران اجازه می دهد تا روی کارهایی با ارزش افزوده بیشتری تمرکز کنند. یک نرم افزار ERP مناسب بایت بتواند تمام جریان های اصلی و پرکاربرد سازمان را پوشش دهد اما باید توجه نمود که برخی از فرایندهای داخلی توسط نرم افزار ERP پوشش داده نمی شود و باید توست فرم ساز ، BPMS ، اتوماسیون اداری ، CRM و… تکمیل گردد.
صداقت
- بررسی صداقت در بیان خدماتی که ارائه می‌شود و صحت‌سنجی اطلاعات بسیار مهم می‌باشد. هیچ شرکتی نمی‌تواند ادعا کند که نرم‌افزار ارائه شده می‌تواند تمام درخواست‌هایتان را دقیقا به شکلی که مد نظر شما است پوشش دهد. در نتیجه نیاز سنجی و موارد مورد نیاز شرکت خود را به صورت کامل انجام دهید. پس از برگزاری جلسات اطلاع خواهید یافت که کدام یک از نیازهایتان پوشش داده خواهد شد. همچنین با اولویت‌بندی این نیازها تصمیم بهتری خواهید گرفت. در نهایت می‌توانید جهت جلوگیری از خلف وعده مواردی را که شرکت ارائه دهنده ERP اعلام آمادگی در حل آن کرده است در قرار داد ذکر نمایید.
برطرف کردن باگ‌ها به صورت رایگان
- در صنعت نرم‌افزار وجود باگ و مشکل در سیستم و توسعه مداوم یک امر جداناپذیر و غیرقابل انکار می‌باشد. غول‌های این صنعت در جهان مانند مایکروسافت، گوگل، اپل، SAP و… بعد از ده‌ها سال فعالیت همچنان با ارائه آپدیت سعی در بهبود نرم افزار خود دارند. در نتیجه مطمعن شوید شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار ERP مبلغ جداگانه‌ای را جهت حل مشکلات و باگ‌های سیستم یا ارائه سرویس پک دریافت نکند یا این‌گونه خدمات را مشروط به قرارداد پشتیبانی نکند.
- تحت وب بودن نرم افزار در قرن 21 که مرزها اهمیت خود را از دست داده است پارامتر بسیار مهمی می‌باشد. این امر باعث می‌شود کاربران یا مدیران بتوانند از راه دور به اطلاعات خود دسترسی داشته باشند که در هزینه رفت و آمد و سرعت انجام امور تاثیر به سزایی دارد.
قابلیت کار در پلتفرم‌های مختلف
- قابلیت کار با سیستم در کامپیوتر، لپتاپ، تبلت و موبایل یکی از معیارهای مهم انتخاب سیستم ERP در قرن 21 می‌باشد که به سازمان این امکان را می‌دهد تا کارمندان یا مدیران با کمترین امکانات و در هرجایی بتوانند به فعالیت خود ادامه دهند.
- وجود حقوق دسترسی در ریزترین سطوح یکی از ویژگی‌های بسیار مهم در راستای برقراری نظم و حفظ اسرار شرکت می‌باشد. این امر می‌تواند مدیریت، تقسیم وظایف، برنامه‌ریزی و پیگیری اطلاعات را دقیق‌تر و از ایجاد خرابی دیتا، مغایرت در اطلاعات سازمان یا دزدی جلوگیری نماید.
توسعه پذیری
- در نسل قدیم، سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی طبق ابعاد سازمان (کوچک، متوسط و بزرگ) طراحی و ساخته می‌شد. در نتیجه وقتی که یک شرکت کوچک یا متوسط رشد پیدا می‌کرد دیگر سیستم قبلی توانایی برطرف کردن نیازهای آن را داشت و باید نرم افزار دیگری خریداری نماید اما با پیشرفت تکنولوژی در خرید نرم افزار ERP که نسل جدید نرم افزار های ERP با تغییر معماری و طراحی نرم افزار این امکان به وجود آمده تا بتوان از یک نرم افزار داینامیک برای پوشش از یک کارگاه تا هولدینگ استفاده شود و با سیاست قیمت گزاری ماژولار مشتری بتواند علاوه بر سیستم امکانات موجود در آن سیستم را متناسب با نیاز خود انتخاب نماید که این امر هزینه‌ها را به صورت چشمگیر کاهش داده و در عین حال در آینده نیازی به تغییر کامل نرم افزار نداشته باشد و در هر مرحله از رشد سازمان به نسبت نیاز خود سرمایه گذاری انجام دهد.
تجربه کاربری
- یکی از مهمترین دلایل شکست استقرار و خرید نرم افزار ERP این است که نرم افزار ERP در سازمان‌ها مقاومت کاربران در استفاده از نرم‌افزار می‌باشد. بنابراین باید به نیاز کاربران همچون سرعت عملکرد نرم افزار، زیبایی و رابط کاربری ساده توجه داشت.
قابلیت گزارش گیری
- گزارش دهی به هنگام و باکیفیت برای مدیران بسیار مهم می باشد. گزارش گیری به مدیران و کاربران قدرت می دهد تا تصمیمات آگاهانه تری بگیرند، فرآیندهای تجاری را بهبود بخشند و نقاط بحرانی را قبل از آسیب دیدن کسب و کار شناسایی کنند. گزارش‌ها ممکن است شامل نمایش‌های بصری مانند نمودارها، گزارش های متنی و جداول و یا داشبورد باشند که روندها و الگوها را برای بهبود نتایج کسب‌وکار آشکار کنند.اما باید توجه داشته باشید برخی از گزارشات باید مختص هر سازمان ساخته یا تغییر داده شود لذا داشتن گزارش ساز و شخصی سازی گزارش یکی از ویژگی های مهم نرم افزار ERP می باشد.
هزینه سخت‌افزاری
- در خرید نرم افزار ERP با توجه به پیچیدگی بالای نرم‌افزار ERP (برنامه ERP) سرور و سخت افزار مورد استفاده بسیار حائز اهمیت است. این امر هزینه زیادی را در زمان خرید نرم‌افزار برای سازمان به همراه خواهد داشت. در نتیجه کیفیت پایین برنامه‌نویسی یا تکنولوژی قدیمی، نیاز به سخت‌افزار قوی‌تری را منجر می‌شود. این امر باتوجه به قیمت بسیار بالای سخت افزار سرور و کلاینت هزینه سازمان شما را بسیار بالا خواهد برد. این مشخصات به پارمترهای دیگری مانند تعداد سیستم‌ها و کاربران نیز وابسته است. به طور مثال اگر سروری اختصاصی برای نرم افزار ERP (مالی، لجستیک، تولید) در نظر بگیریم، رم سرور برای 10 کاربر 8 گیگ، 10 تا 20 کاربر 16 گیگ، 20 تا 40 کاربر 24 گیگ و 40 تا 200 کاربر 40 گیگ باید مناسب باشد و برای سیستم‌های کاربر نیز رم 4 گیگ باید جواب نیازها را بدهد.
- حقوق مادی و معنوی نرم‌افزار ERP (برنامه ERP) بعد از خرید نرم افزار ERP مربوط به شرکت ارائه دهنده می‌باشد. اما دیتای ثبت شده تماماً متعلق به سازمان مشتری می‌باشد. لذا در زمان خرید مخصوصا نرم‌افزارهای cloud در صورت عدم تمدید قرارداد شرکت ارائه‌دهنده موظف است دیتای سازمان را به صورت رایگان در اختیار شما قرار دهد. بنابراین از این موضوع حتما اطمینان حاصل نمایید.
شخصی سازی
- خرید نرم افزار ERP برای شرکت‌های بزرگ که از سیستم‌های دیگری نیز استفاده می‌کنند وجود امکان شخصی‌سازی یا دریافت API توسط شرکت ارائه‌دهنده مسئله مهمی می‌باشد.
مدیریت تولید
- برای شرکت های تولیدی مدیریت تولید یکی از مهمترین فرایند های سازمانی می باشد که باید توسط نرم افزار پوشش داده شود اما در کشور ایران نرم افزار های ERP ضعف شدیدی در ماژول های تولیدی دارن به صورتی که اکثر آنها برای برخی از صنایع یا فرایند های ثابت ساخته شده که توانایی پوشش دادن حالت های خاص را ندارند بنابر این یک نرم افزار ERP مناسب باید داینامیک بوده تا بتواند انواع خطوط و فرایند تولید را پوشش دهد و این امر برای شرکت های تولیدی یک امر حیاتی می باشد.
توجه: با همکاری پارک علم و فناوری البرز تخفیف ویژه شرکت‌های دانش بنیان و فناور برای تمام محصولات:
1) نرم‌افزارهای مدیریت مالی: حسابداری، حقوق و دستمزد، دارایی ثابت، خزانه داری، بهای تمام شده
2) نرم‌افزارهای مدیریت لجستیک: مدیریت تامین و پیمانکاری، مدیریت انبار و حسابداری انبار، مدیریت فروش
3) نرم‌افزارهای مدیریت تولید: اطلاعات مهندسی ساخت، سفارش گذاری تولید، ثبت و کنترل عملکرد تولید
نرم افزار ERP (برنامه ریزی منابع سازمان) رایمون
خرید نرم افزار ERP
شرکت آوید سامانه رایمون تولید کننده نرم افزارهای مالی; لجستیک ; تولید و ERP