برنامه ریزی منابع سازمانی (سیستم ERP) چیست؟
برنامه ریزی منابع سازمانی (سیستم ERP) فرآیندی است که توسط شرکت ها برای مدیریت و ادغام بخش های مهم کسب و کارشان استفاده می شود. بسیاری از برنامه های کاربردی نرم افزار ERP برای شرکت ها مهم هستند زیرا به آنها کمک می کنند تا برنامه ریزی منابع را با یکپارچه سازی تمام فرآیندهای مورد نیاز برای اجرای شرکت خود با یک سیستم واحد پیاده سازی کنند.
پیاده سازی یک سیستم ERP می تواند:
- برنامه ریزی، خرید موجودی، فروش، بازاریابی، مالی، منابع انسانی و موارد دیگر را ادغام کند.
- تمام فرآیندهای مورد نیاز برای اجرای یک شرکت را یکپارچه کند.
- راه حل های ERP در طول سال ها، تکامل و بهینه یافته اند که در صورت پیاده سازی، فرایند های سازمان را استاندارد می نمایند.
- بسیاری از سیستم های ERP مبتنی بر وب هستند که کاربران می توانند از راه دور به آنها دسترسی داشته باشند.
- ایجاد ارتباط بین حوزه های تجاری و ذخیره اطلاعات در یک منبع اطلاعاتی واحد و گزارش دهی دقیق و آنلاین تصمیم گیری را تسریع می کند.
توجه نمایید اگر یک شرکت ارائه دهنده سیستم ERP نتواند فرایند های سازمان را پیاده سازی و استقرار دهد، یک سیستم ERP می تواند ناکارآمد و بسیار پر هزینه باشد.
آشنایی با برنامه ریزی منابع سازمانی (سیستم ERP):
شما می توانید یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی را به عنوان چسبی در نظر بگیرید که سیستم های کامپیوتری مختلف را برای یک سازمان بزرگ به هم متصل می کند. بدون سیستمERP، هر بخش سیستم خود را برای وظایف خاص خود بهینه می کند. با نرم افزار ERP، هر بخش هنوز سیستم خود را دارد، اما همه سیستم ها از طریق یک برنامه با یک رابط قابل دسترسی هستند.
برنامه های کاربردی ERP همچنین به بخش های مختلف اجازه می دهد تا راحت تر با بقیه شرکت ها ارتباط برقرار کرده و اطلاعات را به اشتراک بگذارند. اطلاعات مربوط به فعالیت و وضعیت بخش‌های مختلف را جمع‌آوری و این اطلاعات را در اختیار بخش‌های دیگر قرار می‌دهد، جایی که می‌توان از آن به طور سازنده استفاده کرد.
برنامه های ERP می توانند با پیوند دادن اطلاعات مربوط به تولید، امور مالی، توزیع و منابع انسانی به یک شرکت کمک کنند تا خودآگاه تر شود. از آنجایی که یک برنامه ERP فناوری های مختلفی را که توسط هر بخش از یک کسب و کار استفاده می شود را به هم متصل می کند، می تواند موارد و فرایندهای تکراری، پرهزینه و ناسازگار را حذف کند. این برنامه اغلب حساب های پرداختنی، سیستم های کنترل سهام، سیستم های نظارت بر سفارش و پایگاه های داده مشتریان را در یک سیستم یکپارچه می کند.
ارائه‌های ERP در طول سال‌ها از مدل‌های نرم‌افزار سنتی که از سرورهای کلاینت فیزیکی استفاده می‌کنند تا نرم‌افزارهای تحت وب که دسترسی از راه دور را ارائه می‌دهند، تکامل یافته‌اند.
سیستم های ERP مدرن:
از لحاظ تاریخی، سیستم های ERP مجموعه هایی بودند که به طور جداگانه کار می کردند و با سیستم های دیگر ارتباط نداشتند. پیش از این، سازمان ها به سیستم های گران قیمت، پیچیده و سفارشی‌سازی شده نیاز داشتند تا نیازهای تجاری منحصر به فرد خود را برآورده کند.
چیزی که نرم افزار ERP امروزی را متفاوت می کند این است که همه این فرآیندهای مختلف را در یک سیستم یکپارچه گرد هم می آورد. این امر نه تنها اتصال داده را در تمام بخش های سازمان فراهم می کند، بلکه در ابزارهای بهره وری، تجارت الکترونیک و حتی راه حل های تعامل با مشتری نیز ارتباطات را تسهیل می کند. به شما این امکان را می‌دهد که تمام فرایند های سازمان را با بینش بهتری بهینه و به هم متصل کنید.
علاوه بر این، یک راه حل مدرن ERP، گزینه های استقرار انعطاف پذیر، امنیت و حریم خصوصی بهبود یافته، پایداری و سفارشی سازی با کد پایین را ارائه می دهد. اما مهم‌تر از همه، تداوم و انعطاف‌پذیری را در کسب‌وکار و فرآیندهای شما از طریق بینش‌هایی ایجاد می‌کند که به شما کمک می‌کند امروزه به سرعت نوآوری کنید و در عین حال کسب‌وکارتان را برای آینده آماده کنید.
چرا ERP برای تجارت مهم است؟
در حالی که هیچ راه حل کاملی برای فرآیندهای تجاری وجود ندارد؛ سیستمERP پس از اتصال فرآیندها، سیستم ها و داده های سازمان، با هوش تجاری(BI)، شتاب دهی و افزایش سازگاری شروع به بهینه سازی فرایندها می نماید.
در اینجا سه راه وجود دارد که یک سیستم ERP می تواند کسب و کار شما را بهبود بخشد:
- عملکرد مطلوب را هدایت کنید: با راه حل هایی که از آنالیز اطلاعات و دیتاهای ثبت شده به دست می آیند، به بینش هایی دسترسی خواهید داشت که تصمیم گیری شما را بهبود می بخشد و راه هایی را برای بهبود عملکرد عملیاتی در آینده نشان می دهد.
- تسریع تاثیر عملیاتی: با اتصال فرآیندها و داده‌ها، دید و انعطاف‌پذیری بیشتری را برای کارمندان به ارمغان می‌آورید و به آنها کمک می‌کنید تا سریع تر اقدام و ارزش بیشتری را در سراسر کسب‌وکار ایجاد نمایند.
- از چابکی کسب و کار اطمینان حاصل کنید: بسیاری از راه حل های ERP برای انطباق با نیازهای رشد کسب و کار شما ساخته شده اند و کمک می کنند تا به طور فعال برای هر گونه اختلال عملیاتی یا تغییر بازار آماده شوید و به راحتی به آنها پاسخ دهید.
مزایای برنامه ریزی منابع سازمانی (برنامه ERP):
کسب و کارها از برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به دلایل مختلفی مانند گسترش کسب و کار، کاهش هزینه ها و بهبود عملیات استفاده می کنند. منافعی که یک شرکت به دنبال آن می باشد ممکن است با شرکت دیگر متفاوت باشد. با این حال، برخی از موارد ذیل قابل توجه می باشد.
یکپارچه‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار، افزونگی‌ها را حذف می‌کند، دقت و بهره‌وری را بهبود می‌بخشد. بخش هایی که پیوستگی در فرایندهای آن ها ایجاد شده است می توانند امورات را برای دستیابی به نتایج سریع تر و بهتر هماهنگ و اجرا کنند.
برخی از کسب و کارها از گزارش پیشرفته آنلاین و سریع تهیه شده از داده های سیستم ERP سود می برند. گزارش‌دهی دقیق، کامل و به هنگام به شرکت‌ها کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی، بودجه، پیش‌بینی و اطلاع‌رسانی وضعیت عملیات را به سازمان و طرف‌های ذی‌نفع، مانند سهامداران، سازمان های قانونی و… ارائه دهند.
ERP به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز مشتریان، فروشندگان و شرکای تجاری دسترسی داشته باشند و به بهبود رضایت مشتریان و کارکنان، نرخ پاسخ‌دهی سریع‌تر و افزایش نرخ دقت کمک می‌کنند. هزینه های مرتبط اغلب کاهش می یابد زیرا شرکت کارآمدتر عمل می کند.
بخش ها بهتر می توانند با یکدیگر همکاری کنند و دانش را به اشتراک بگذارند. با افزایش هم افزایی، بهره وری و رضایت کارکنان بهبود می یابد؛ زیرا کارکنان بهتر می توانند ببینند که هر گروه چگونه به ماموریت و چشم انداز شرکت کمک می کند. همچنین، وظایف دستی و سنتی حذف می شوند و به کارمندان اجازه می دهند زمان خود را به کارهای مهم تری اختصاص دهند.
ملاحظات خاص خرید برنامه ERP:
یک سیستم ERP، همیشه تمام ناکارآمدی های درون کسب و کار را از بین نمی برد. این شرکت باید در نحوه سازماندهی خود تجدید نظر کند، در غیر این صورت با نرم افزار ناسازگار مواجه خواهد شد.
سیستم‌های ERP معمولا به دلیل عدم تمایل شرکت به کنار گذاشتن فرآیندهای قدیمی و سنتی که با نرم‌افزار ناسازگار هستند، در دستیابی به اهدافی که بر نصب آنها تأثیر گذاشته است، ناکام می‌مانند. برخی از شرکت ها نیز تمایلی به کنار گذاشتن نرم افزارهای قدیمی که در گذشته به خوبی کار می کردند، ندارند. نکته کلیدی این است که از تقسیم پروژه های ERP به بسیاری از پروژه های کوچکتر جلوگیری کنید که می تواند منجر به افزایش هزینه شود.
یک سیستم ERP باید شامل چه مواردی باشد؟
اجزای یک سیستم ERP به نیازهای سازمان بستگی دارد. با این حال، ویژگی های کلیدی وجود دارد که هر ERP باید شامل آنها باشد. یک سیستم ERP باید خودکار باشد تا خطاها را کاهش دهد و انعطاف‌پذیر باشد تا با تغییر یا رشد شرکت امکان ایجاد تغییرات در سازمان را فراهم کند. پلت فرم ERP باید به کاربران اجازه دهد تا از دستگاه های تلفن همراه خود به سیستم دسترسی داشته باشند. در نهایت، یک نرم افزار ERP باید وسیله ای را برای تجزیه و تحلیل و اندازه گیری بهره وری فراهم نماید؛ ابزار و سیستم های دیگر را باید بتوان در سیستم ادغام کرد تا قابلیت های شرکت بهبود داده شود.
چه عملکردهای تجاری را می توان با سیستم ERP بهینه کرد؟
یک سیستم ERP بسیاری از عملکردهای اصلی را در سراسر سازمان شما پوشش و در عین حال توانایی تطبیق راه‌حل شما با اولویت‌های تجاری جدید را ارائه می‌دهد. برخی از عملکردهای کلیدی کسب و کار عبارتند از:
دارایی، بدهی، سرمایه گذاری
یک سیستم ERP مدرن باعث افزایش سودآوری در حین اجرای انطباق می شود. داشبوردها و بینش‌های مبتنی بر هوش مصنوعی را ارائه می‌دهد که یک نمای کلی از امور مالی شما ارائه می نماید تا به کمک آن در هر زمان و هر مکان از اطلاعات به هنگام استفاده کنید. همچنین باید با خودکار نمودن کارهای روزانه، وارد کردن اطلاعات به صورت دستی را کاهش دهد و شامل توانایی‌های ردیابی باشد که به انطباق قوانین تجاری شما نیز کمک کند.
منابع انسانی
یک سیستم ERP، راه هایی برای مدیریت داده های شرکت و ساده کردن وظایف مدیریت کارکنان مانند حقوق و دستمزد، استخدام و سایر وظایف ارائه می دهند. شما در موقعیت بهتری برای کمک به حفظ، استخدام و توانمندسازی کارکنان خواهید بود و در عین حال عملکرد کارکنان را نیز پیگیری می‌کنید و به شما در شناسایی مشکلات منابع انسانی قبل از وقوع کمک می‌کنید.
ساخت
این قابلیت سیستم ERP ارتباطات تجاری را بهبود می‌بخشد، فرآیندهای روزانه را از طریق اتوماسیون فرآیند و روباتیک، خودکار می‌کند و به تولیدکنندگان این امکان را می‌دهد که نیازهای مشتری را برآورده کنند و منابع را با دسترسی به داده‌های به هنگام مدیریت کنند. همچنین مدیریت پروژه، مدیریت هزینه و برنامه ریزی تولید را بهینه می کند.
زنجیره تامین
اگر شرکت شما هنوز اطلاعات را به صورت دستی وارد می کند و سعی در آنلاین نمودن موجودی انبار دارد، می توانید با خودکارسازی این فرآیندها با ERP در زمان و هزینه خود صرفه جویی کنید. راه‌حل‌های زنجیره تامین مدرن همچنین داشبورد، هوش تجاری(BI) و حتی فناوری اینترنت اشیاء (IoT) را ارائه می‌کنند تا مدیریت موجودی خود را کنترل کنید.
ماژول های سیستم ERP